Técnicas de Productividad

Actualizado: mar 5

Hoy vamos a ver 5 técnicas de productividad, que te ayudarán a realizar tus tareas de manera más eficiente.



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La primera de nuestras técnicas ya la hemos nombrado en otro de nuestros videos y es:

Pomodoro.


La técnica del Pomodoro


Su creador, el italiano Francesco Cirillo, la llamó así por el típico reloj de cocina en forma de

tomate que utilizaba cuando desarrolló la técnica a finales de los años 1980.


El objetivo de la técnica es concentrarnos en una tarea que elijamos sin distraernos hasta que la hayamos terminado. Pero la técnica también puede ayudarnos a conocer cuánto tiempo nos llevan ciertas tareas. Este aprendizaje nos permitirá mejorar nuestra planificación.


La técnica del Pomodoro puede ser útil para enfrentarnos a tareas difíciles que tendemos a

postergar.


¿Cómo utilizarla?


El tiempo dedicado a una tarea se divide en llamados “Pomodoros”, es decir franjas de 25

minutos. Después de un Pomodoro se descansa unos 5 minutos. Cada cuatro Pomodoros se

realiza una pausa más larga de 20 a 30 minutos.



El principio de Pareto


Este principio recibe su nombre del ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto. Expuso este principio en el siglo XIX en un estudio del reparto de la riqueza entre la población por el cual el 20% de la población se repartía el 80% de la riqueza y tenía el 80% de la influencia política.


Desde entonces se ha descubierto que el principio de Pareto, también conocido como regla

80/20, se puede aplicar a muchos ámbitos de la vida. Se ha ido introduciendo en la gestión de almacenes, la ingeniería, la informática y otros campos para mejorar el uso de los recursos y con ello la productividad.


¿Cómo utilizarlo?


El principio de Pareto consiste en que el 20% del esfuerzo trae el 80% de los beneficios. Aplicado a la productividad personal conseguiremos aproximadamente un 80% de los resultados con el 20% de las tareas importantes.


Aunque los porcentajes puedan variar, este principio nos puede ser muy útil para mantener el foco en lo importante. En lo que al trabajo se refiere, pregúntate cuáles de las tareas que

realizas son las que más aportan a los objetivos y los resultados que quieres obtener.

También puedes aplicar la regla 80/20 a tu vida personal. Considera cuáles son las

actividades y relaciones que más aportan a tu bienestar.


Lo bueno y lo malo del principio de Pareto


El principio de Pareto nos permite reflexionar sobre todos nuestros quehaceres y evaluar si

estamos enfocando de la manera más productiva nuestros esfuerzos.



La matriz de Eisenhower - Metodo Urgente/Importante


Esta matriz fue creada por el ex-presidente de los EE.UU. Dwight D. Eisenhower y difundida

por Stephen Covey, autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.


Se trata de clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia. Para determinar la

importancia de una tarea pregúntate hasta qué punto contribuye con tus prioridades y a alcanzar tus objetivos. En cuanto al nivel de urgencia considera el plazo de entrega y qué consecuencia tendría no realizar la tarea en plazo.


¿Cómo utilizarla?


Evaluando las tareas por su grado de importancia y urgencia obtendremos cuatro tipos:


1. Importante y urgente


Las tareas de esta categoría serán las primeras de nuestra lista. No solamente urge que las

hagamos sino también nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos.


2. Importante pero no urgente


En esta categoría caen las tareas importantes para nuestros objetivos que no tienen un plazo

de entrega ajustado. Para evitar aplazarlos cada vez que surge algo más urgente recomiendo que las planifiques. Resérvate ventanas de tiempo en la agenda para no descuidar este tipo de tareas.


3. Urgente pero no importante


Este tipo de tareas tendrán un plazo de entrega ajustado por lo que se deberán realizar cuanto antes. Sin embargo no forman parte de tus prioridades o no son importantes para tus propios objetivos. Aquí caben dos posibilidades. ¿Puedes delegarlas a otra persona? Si no es así deberás acometerlas después de las tareas de tipo 1, es decir las importantes y urgentes.


4. Ni importante ni urgente


En el caso de este tipo de tareas la primera pregunta será si realmente hay que realizarlas.


Lo bueno y lo malo de la matriz de Eisenhower


Añade el componente del plazo de tiempo disponible para su realización. Nos obliga, por tanto, a valorar la real urgencia de los imprevistos y asuntos que surgen. Debemos tener claras nuestras prioridades y nuestros objetivos para poder aplicar correctamente la matriz de Eisenhower.


Utilizar la propia matriz en el día a día puede ser algo incómodo. Puede usarse mensual.



Getting Things Done (GTD)


Esta técnica fue desarrollada por David Allen en los años 1980.La traducción al español está

disponible bajo el título “Organízate con eficacia (Getting Things Done)”.


El objetivo de esta técnica es reducir la sensación de sobrecarga, mejorando el foco, la

claridad mental y el rendimiento.


¿Cómo aplicar GTD?


Esta técnica consta de cinco pasos.


1. Capturar


Anotar la información que recibimos, ideas que tenemos, tareas y recados que se nos ocurren.


2. Aclarar


Se trata de procesar toda la información capturada preguntándose si podemos tomar acción al respecto. En caso afirmativo hazlo en el momento si te lleva menos de dos minutos. Si lleva más de dos minutos delega la tarea o anótala en una lista para realizar más adelante. Cuando no puedas tomar acción decide si archivar, incubar o tirar la información.


3. Organiza


El tercer paso es organizar las acciones categorizándolas en listas de tareas temáticas. David

Allen propone crear listas según lugar de realización o tipo de tareas como por ejemplo

correos a enviar, llamadas a realizar, recados a hacer.


4. Reflexiona


Este paso consiste en revisar las listas de tareas para decidir la siguiente acción. David Allen

recomienda revisar las listas tan a menudo como sea necesario para tener la tranquilidad de

que no se nos escapa nada. Además cada semana deberíamos hacer un repaso para

actualizar las listas, hacer limpieza y despejar la cabeza.


5. Actúa


El quinto paso es tomar acción, es decir realizar la tarea que hemos decidido acometer.


Lo bueno y lo malo de GTD


Las personas que han conseguido implementar esta técnica juran sobre sus beneficios. Sin

embargo, lleva tiempo acostumbrarse a ella. Además requiere un esfuerzo inicial.

Si nos cuesta diferenciar las tareas importantes la recomendación de realizar tareas que llevan menos de dos minutos enseguida conlleva cierto riesgo. Podemos acabar gastando

demasiado tiempo en pequeñas tareas o realizar tareas bajo este pretexto que en realidad nos llevan más de dos minutos.



Ley de Parkinson


La última en realidad no es una técnica de productividad, pero les será de utilidad a la hora de planificar tus tareas. Y donde convergen todas las técnicas antes mencionadas.


¿Qué es la ley de Parkinson?


Cyril Parkinson, británico historiador del siglo XX, planteó tres afirmaciones extraídas de la experiencia diaria. De ella utilizaremos la primera:


1. Esta sostiene que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, es decir, que cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea, más tiempo se tarda en llevarla a cabo, dando lugar a una reducción del esfuerzo.


¿Cómo administrar el tiempo en el trabajo aplicando la ley de Parkinson?


La regla de los dos minutos.  La regla de los dos minutos es una norma muy básica, aunque eficiente. Desarrollada por el experto en productividad David Allen, sostiene que toda tarea que requiera poco tiempo (un máximo de 2 minutos), debe realizarse de inmediato, evitando planificarla. Así, se ahorra tiempo, se reduce la cantidad de temas pendientes y ayuda a crear hábitos y rutinas de trabajo.


La técnica Pomodoro. Basada en la filosofía del time boxing, el italiano Francesco Cirillo creó este método con el fin de fijar un tiempo máximo para conseguir objetivos, tomar decisiones y realizar tareas. Se basa en usar un reloj para dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, denominados “pomodoros”. Por cada “pomodoro”, corresponden 5 minutos de descanso, y por cada 4 periodos de trabajo, el tiempo de desconexión es mayor, entre 15-20 minutos. Es necesario que en el tiempo dedicado al trabajo no haya ningún tipo de distracción, al igual que en los tiempos de descanso no se realicen esfuerzos mentales. Su objetivo es fomentar la agilidad mental y evitar el cansancio intelectual.


Principio de Pareto. También conocido como “regla del 80/20”, este método fue creado por el economista y filósofo Vilfredo Pareto y expone que el 80% de los resultados de una tarea proviene del 20% del esfuerzo y tiempo dedicados. La clave de este principio reside en focalizar la dedicación en ese 20%, prestando menos atención al 80% restante. De esta forma se consigue, por un lado, mayor esfuerzo en menor tiempo, y por otro, se consigue distinguir lo esencial de lo secundario.


Bueno, eso ha sido todo por hoy, espero las distintas técnicas les hayan resultado interesante y puedan probarlas, para ver cual se adapta más a sus necesidades.


Los invito a ver el vídeo en el cual explico más detalladamente cada una de estas técnicas y a dejarme en los comentarios si han tenido alguna experiencia con estos métodos o si les gustaría probarlas.


¡Les mando un beso grande!





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Acerca de mí

Nacida en Buenos Aires, Argentina. 

Estudié publicidad, aún no planté un árbol, quisiera escribir un libro y quizás no desee tener un hijo.

 

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