¿Qué es el Time Blocking?

Actualizado: abr 21

El Time Blocking es una técnica de productividad que se utiliza para tener una mejor gestión de nuestro tiempo. Básicamente consiste es hacer una planificación de tu día de forma adelantada, reservando bloques de tiempo para hacer una tarea determinada.



Cada uno de estos bloques de tiempo va a tener una temática específica y diferente uno de otro; para saber así que tenemos que ir haciendo en cada uno de estos segmentos de tiempo.


El objetivo principal de esta técnica es evitar los saltos de tarea en tarea, que muchas veces hacemos de forma inconsciente. Cada uno de estos bloques contendrá tareas específicas las cuales deben realizarse, sin ir yendo y viniendo en distintos temas. Por ejemplo: revisar los mails, la idea es que tengas un bloque a lo largo de tu día destinado a esto y no que vayas revisándolo de manera sistemática quince veces durante una jornada.


Básicamente vamos a dividir nuestro día en secciones, que nos permitirán guiar lo que debemos hacer cada hora y no distraernos con interrupciones, ni perder de vista nuestras tareas.


¿Por qué debería usar el Time Blocking?


Es una técnica muy fácil de aplicar, y te va a permitir optimizar la gestión de tu tiempo.

Podés definir cómo va a ser tu día en base a tus prioridades y necesidades. El sistema se adapta a vos.


Evita el desgaste mental que implica saltar continuamente de una actividad a otra.

Permite medir tu productividad de forma rápida y visual. Ya que cada vez que termine una sección de tiempo podrás ver lo que quedó pendiente.


Si trabajas de forma independiente, te va a permitir “cortar” el trabajo en el tiempo justo de la sección. Basta de esas jornadas eternas, donde terminas de trabajar a las 21 hs. todos los días.


Podés planificar de manera semanal y diaria tus actividades lo que te permitirá monitorear tus avances y aplicar una mirada estratégica.


¿Cómo utilizar el Time Blocking?


Planificar Semanalmente


Es importante frenar el ritmo de la rutina diaria, y poder encontrar un rato para vos mismo, tus tareas y proyectos. Un tiempo en el que puedas dedicarte a planificar tus días, tus prioridades y tus objetivos; así podrás ver si estás avanzando en lo importante y no en lo urgente. Lo recomendable es hacerlo los días domingos o los lunes a primera hora.



Dejar todo Asentado


Un error muy común es dejar cosas fuera de tu planificación semanal, y esto está mal, TODO tiene que estar incluido. Acordate de asignar tiempo para tus actividades personales, tus hobbies, tus salidas, encontrá un lugar en tu semana para todo lo que querés hacer y déjalo plasmado. De esta manera vas a evitar que queden cosas en el limbo, que luego no se lleven a cabo.


Podés diferenciar el tipo de actividad por colores, por ejemplo, algunas pueden estar separadas por: ocio, trabajo, familia, actividades del hogar, etc.


Divide tus tareas proactivas y reactivas en bloques


Las tareas proactivas son consideradas aquellas que a medida que se realizan te permiten ir acercándote a tus objetivos finales. Son tareas que importan para tu proyecto o trabajo, aunque por ahí no son tan urgentes. Mientras que en el lado reactivo tenemos aquellas tareas que son rutinarias como contestar mails, reuniones, llamadas, etc. Este tipo de tareas hay que agruparlas en un bloque único.


Empezá por lo primero


Es clave iniciar tu día con aquellas tareas que son más importantes, por lo cual tu primer bloque tiene que ser aquel que sea más relevante para tu proyecto. ¿Por qué? Porque a primera hora usualmente tenemos más energía y estamos más lúcidos, a medida que pasa la jornada nuestra energía va decayendo.



Aprender a calcular el tiempo


Es muy probable que las primeras veces que emplees esta técnica te encuentres con dos posibilidades, la primera que el tiempo te sobre dentro de un bloque y la segunda que no te alcance. Medir el tiempo que te lleva cada tarea es una buena manera de ir sabiendo cómo calcular un bloque específico, por ejemplo. Pero es real que las primeras veces probablemente necesites ir haciendo varios ajustes.


Al principio quizás te convenga empezar con bloques más amplios y luego ir achicándolos.


Calcula los imprevistos


Muchas veces ocurren imprevistos, me animo a decir que la mayoría de las veces. Es por eso que dejar tiempo para reacomodar tus tareas en caso de que algo fuera de tu control ocurra es vital. Puede ser que se te corte Internet, que te demores con una tareas o que te engripes y no puedas trabajar; por eso necesitas contar con tiempo extra para reacomodar tus tareas. Deja siempre al menos dos bloques semanales vacío para contratiempos, preferentemente los días viernes.


Concéntrate


La clave básica para lograr que este sistema funcione es que el tiempo dentro de un bloque sea productivo. Para esto necesitamos reducir distracciones al máximo. Algunas acciones que podemos realizar son: apagar las notificaciones del celular, cerrar el mail, cerrar pestañas en el navegador, poner el teléfono de la oficina en silencio, etc.


Ya tenemos todos los ítem necesarios para empezar a utilizar esta técnica, la idea es que la pruebes al menos dos semanas y luego puedas ver que tal te funciona.


Si quieren que explique cómo utilizar este sistema en Google Calendar, los invito a ¡dejármelo dicho en los comentarios!


Un beso.


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Acerca de mí

Nacida en Buenos Aires, Argentina. 

Estudié publicidad, aún no planté un árbol, quisiera escribir un libro y quizás no desee tener un hijo.

 

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